チームの道具は、話す場ひとつと置き場ひとつで選ぶ
道具は増え続けますが、チームに要るのは「話す場」と「置き場」のふたつ。まず話す場をひとつ決め、置き場は内蔵で足りるかを見てから足す。
話す場ひとつ、置き場ひとつ
チームの道具は、日々のやり取りが流れる「話す場」と、手順・議事録・台帳が溜まる「置き場」に分かれます。話す場は Slack・Chatwork・LINE WORKS・Discord のどれか一つ。置き場は Notion・kintone・Backlog のどれか一つ。話す場を二つ入れると片方が使われなくなり、置き場が無いと話す場に全部が流れて探せなくなります。まずこの二つを決める、それだけで大半のチームは回ります。
無料枠の急所は「履歴」
話す場の無料枠で最初に切れるのは、人数でも容量でもなく履歴です。各社の記載では、無料プランは過去のやり取りを遡れる期間や件数に上限があり、それを過ぎると読めなくなります。決めごとや経緯を話す場に残す使い方なら、履歴が切れる前に有料へ移すか、置き場に転記する運用が要ります。Discord のように履歴に期限の無いものもあります。
外部の人を入れられるか
取引先や外注先を同じ部屋に入れるなら、ゲスト招待の条件を先に見ます。Slack はコネクトや外部共有チャンネル、Chatwork は相手も同じサービスの利用者なら同じ部屋に入る形、Notion はゲストの人数がプランで変わります。相手が普段使っている道具に寄せるほうが、招待の手間も返事の速さも変わる場合があります。
全部入りか、組み合わせか
Lark・Google Workspace・Microsoft 365 は、話す場・置き場・会議・メールがひとつに入っています。すでにどれかに払っているなら、内蔵の話す場（Google Chat・Teams）で足りるかを先に見ます。足りなければ、話す場だけ Slack や Chatwork に置き換え、置き場は全部入り側に残す組み合わせが一般的です。
スマホ現場で回るか
店舗・介護・建設・訪問のように、PC を開かない現場では、スマホで読み書きできるかが決め手になります。LINE WORKS は LINE と似た操作で、既読やスタンプ、通話が現場向きです。台帳を持たせるなら kintone のように、スマホから入力できる置き場を組みます。PC 中心のチームと同じ道具にこだわらないほうが定着する場合があります。
有料になる日
無料枠から有料に切り替える日は、機能が足りなくなった日ではなく「過去を探せなくなった日」に来ます。各ツールの詳細ページに「有料に切り替える日」を一行で置きました。その日が来る前に、どのプランに上げるか、あるいは履歴に期限の無い型（Discord 型）へ移るかを決めておくと、慌てずに済みます。
Discord を仕事に使えるか
Discord は履歴に期限が無く、音声チャンネルに常駐できる無料の話す場です。ゲーム用の印象がありますが、サーバーの権限設計とチャンネル分けをきちんとすれば、小さなチームの仕事にも使われています。一方で、取引先を招く場面では相手が慣れていない場合があり、ファイル容量や画質は有料の Nitro で変わります。内輪のチームで無料のまま長く使う、という条件に向きます。