取引先を同じ部屋に入れる

相手が慣れている道具に寄せる。Chatwork なら同じ部屋、Slack ならコネクトか共有チャンネル。

1. 相手が普段どの道具を使っているか聞く

招待の前に、相手が Chatwork か Slack か、あるいはメールだけかを聞きます。相手の道具に寄せるほうが返事が早く、こちらの運用を押し付けずに済みます。国内の取引先は Chatwork の利用者が多い場合があります。

相手の Chatwork ID かメールアドレスでコンタクト申請をし、承認されたら案件名のグループチャットを作って相手を入れます。相手も同じサービスの利用者として同じ部屋に入る形なので、社内外の区別なく会話とタスクが流れます。

相手も Slack を使っているなら、チャンネルを相手のワークスペースと共有できます。相手が Slack を使っていない場合は、ゲストとして招待するか、メールでの連絡に留めます。ゲスト招待はプランで条件が変わるため、料金ページで先に確認します。

部屋の名前は「案件名＿会社名」のように、相手の側から見ても分かる形にします。最初の投稿で、この部屋で何を話すか、返事の目安、ファイルの置き場を一行ずつ書いておくと、相手が迷いません。

取引先を入れた部屋には、社内の相談を書かないルールにします。社内用の部屋を別に持ち、取引先向けの返事はそこで整えてから出す。この二段構えが、部屋を共有するときの基本です。